Die unsichtbare Organisation: Entschieden ist nicht dasselbe wie geklärt

00:00:05: Herzlich willkommen bei dem Podcast die unsichtbare Organisation.

00:00:08: Mein Name ist Katja Zollinden, heute geht es in Folge Fünf darum entschieden ist nicht dasselbe wie geklärt.

00:00:15: das haben wir doch beschlossen.

00:00:17: kennen Sie diesen Satz?

00:00:19: ich habe Ihnen in meinem Berufsleben unzählige Male gehört meistens dann wenn etwas nicht passiert ist obwohl alle überzeugt waren dass die Sache längst geklärte sein.

00:00:31: da sitzt ein Management Team drei Stunden zusammen.

00:00:33: Es wird diskutiert abgewogen, vielleicht auch sogar leicht gestritten.

00:00:39: Am Ende sind sich alle einig der Beschluss steht sogar im Protokoll Haken dran und vier Wochen später nichts oder zumindest nicht das was eigentlich passieren sollte.

00:00:58: Und dann kommt dieser Satz Das haben wir doch beschlossen.

00:01:03: Ja haben sie aber entschieden ist nicht dasselbe wie geklärt.

00:01:10: Heute geht es um eine der teuersten Verwechslungen im Unternehmen.

00:01:16: Die Annahme, dass eine Entscheidung bereits etwas verändert nur weil sie getroffen wurde.

00:01:25: Alle haben zugestimmt – nur nicht zur selben Sache!

00:01:30: Stellen sich ein Denkungskreis vor.

00:01:32: Zwölf Punkte auf der Tagesordnung.

00:01:35: Punkt sieben Einführung eines neuen Systems für die Vertriebsplanung.

00:01:39: Der Vertriebesleiter erklärt warum das bisherige System nicht mehr ausreicht.

00:01:43: Das Kontrollen sieht Vorteile.

00:01:46: Die IT hat grundsätzlich keine Einwände.

00:01:49: Es wird diskutiert.

00:01:52: Am Ende sagt der Geschäftshörer, gut dann machen wir das!

00:01:57: Alle nicken?

00:02:04: Im Protokoll steht dann auch noch drin Einführung beschlossen.

00:02:07: Drei Wochen später fragt der Vertriebsleiter wann das neue System kommt – Das Controlling sagt Moment, das Budget ist doch gar nicht freigegeben.

00:02:17: Die IT wiederum sagt Wir haben dafür im laufenden Quartal überhaupt keine Kapazitäten eingeplant Und der Geschäftsführer ist überrascht.

00:02:28: Er dachte, man habe beschlossen das Projekt im nächsten Geschäftsjahr anzugehen.

00:02:33: Vier Menschen eine Sitzung ein Beschluss – vier unterschiedliche Vorstellungen davon was entschieden wurde.

00:02:43: und das Beste daran niemand muss gelogen haben!

00:02:49: Niemand muss absichtlich blockieren Jeder kann tatsächlich überzeugt sein, die Entscheidungen richtig verstanden zu haben.

00:03:01: Das ist die Herausforderung!

00:03:04: Ein Beschluss kann einstimmig sein und trotzdem keine gemeinsame Grundlage für das Handeln schaffen.

00:03:13: Im Protokoll steht beschlossen in der Organisation steht ungeklärt.

00:03:19: Wir verwechseln hier immer zwei Dinge.

00:03:22: eine Entscheidung zu treffen bedeutet zunächst einmal dass eine Wahl getroffen wurde.

00:03:29: Wir machen A statt B. Wir investieren, wir verändern eine Struktur – wir führen ein neues System ein!

00:03:37: Damit ist aber noch lange nicht geklärt wie diese Entscheidung in der Organisation wirksam werden soll.

00:03:47: Wer übernimmt die Verantwortung?

00:03:51: Welche anderen Aufgaben müssen dafür zurückstehen?

00:03:56: Wer verfügt über die notwendigen Ressourcen?

00:03:59: Wer darf entscheiden wenn bei der Umsetzung ein Konflikt

00:04:03: entsteht?!

00:04:06: Und wer merkt überhaupt, dass die Umsetzung nicht funktioniert?

00:04:13: Das sind keine Kleinigkeiten, die man irgendwann später regelt.

00:04:18: Das sind die Voraussetzungen dafür, das aus einer Entscheidung tatsächlich eine Veränderung wird.

00:04:29: Trotzdem erleben wir in Unternehmen immer wieder, dass genau diese Fragen offen bleiben und es hat Gründe!

00:04:39: Das erste Problem – Schweigen wird mit Zustimmung verwechselt.

00:04:47: Inmanagement-Sitzung wird nicht immer alles ausgesprochen, was gedacht wird.

00:04:53: Das ist keine neue Erkenntnis!

00:04:56: Wer widerspricht verlängert möglicherweise die Diskussion.

00:05:01: Wer Bedenken anmeldet gilt schnell als Bremsa und wer nach Ressourcen fragt während alle anderen schon zum nächsten Tagesordnungspunkt wollen macht sich nicht unbedingt beliebt.

00:05:15: also wird genickt Manchmal sogar aus Überzeugung, manchmal aus Erschöpfung und manchmal weil niemand mehr Lust auf Diskussion hat.

00:05:31: Das Ergebnis sieht von außen gleich aus alle stimmen zu aber ein einstimmiger Beschluss bedeutet nicht automatisch dass alle dahinter stehen oder ihn auf dieselbe Weise verstanden haben.

00:05:47: Manchmal ist Konsens einfach nur schweigen das niemand hinterfragt hat Und diese Schweigen wird später teuer.

00:05:58: Das zweite Problem – jeder nimmt seine eigene Entscheidung mit!

00:06:03: Das halte ich immer für besonders interessant.

00:06:06: Menschen hören dieselben Worte und verstehen trotzdem unterschiedliche Dinge, nicht unbedingt weil sie schlecht zuhören sondern weil sie aus unterschiedlichen Verantwortlichkeiten und Perspektiven auf eine Entscheidung schauen.

00:06:26: Für den Vertrieb bedeutet die Einführung eines neuen Systems.

00:06:30: Wir können endlich anders arbeiten.

00:06:33: Für die IT bedeutet sie, wir müssen Schnittstellen prüfen, Systeme anpassen und Kapazitäten schaffen.

00:06:41: Für das Controlling bedeutet sie Wir brauchen ein freigegebenes Budget Und für die Geschäftsführung bedeutet sie vielleicht zunächst nur Wir haben uns auf eine Richtung verständigt und geeinigt.

00:06:57: Alle reden über dasselbe Projekt aber nicht über dieselbe Entscheidung.

00:07:06: Das fällt häufig erst auf wenn die Umsetzung beginnen soll Und dann diskutiert man mehr darüber, nicht mehr darüber wie man vorankommt sondern darüber was eigentlich gemeint war.

00:07:18: Das dritte Problem – die Entscheidung hat keinen wirklichen Eigentümer.

00:07:25: In Folge vier habe ich über den Unterschied zwischen Zuständigkeit und Verantwortung gesprochen.

00:07:31: Hier begegnet unser selbe Problem wieder Ein Gremium beschließt etwas das Projekt wird eine Abteilung zugeordnet Mehrere Bereiche sollen zusammenarbeiten.

00:07:50: Auf dem Papier sieht alles super und ordentlich aus, aber wer sorgt dafür dass die Entscheidung tatsächlich umgesetzt wird?

00:08:00: Wer klärt widersprüchliche Prioritäten?

00:08:05: Wer entscheidet wenn zwei Bereiche unterschiedliche Interessen haben?

00:08:12: Wer greift ein wenn nichts passiert?

00:08:17: Wenn die Antwort lautet das machen wir gemeinsam werde ich immer sehr hellhörig.

00:08:23: Natürlich braucht gute Umsetzung auch Zusammenarbeit gar keine Frage, aber gemeinsame Arbeit ersetzt keine klare Verantwortung.

00:08:33: Wenn alle für das Ergebnis verantwortlich sein sollen fühlt sich am Ende niemand verpflichtet die offenen Fragen zu klären und so wandert ein Beschluss von Sitzung zu Sitzungen nicht weil niemand arbeitet sondern weil niemand die Verantwortung dafür hat dass aus den einzelnen Aktivitäten ein Ergebnis wird.

00:09:00: Und manchmal fehlen die Menschen, ohne die gar nichts geht.

00:09:05: Es gibt noch ein viertes Problem – und das wird besonders häufig übersehen!

00:09:12: Die Menschen, die eine Entscheidung treffen sind nicht immer diejenigen, die sie umsetzen müssen.

00:09:19: Ein Management-Team kann eine neue Strategie beschließen aber es verfügt nicht automatisch übersämtliches Wissen alle Ressourcen und alle notwendigen Einflussmöglichkeiten.

00:09:34: Manchmal sitzt die entscheidende Erfahrung zwei Ebenen tiefer.

00:09:39: Manchmal weiß ein Fachbereich längs, dass ein geplanter Prozess im Alltag nicht funktionieren wird.

00:09:46: Manchmal hängt die Umsetzung von einer anderen Organisation ab und manchmal braucht es die Zustimmung vom Menschen, die bei der Entscheidung gar nicht beteiligt waren.

00:10:02: Das bedeutet nicht, dass zukünftig alle bei solchen Themen mitentscheiden sollen.

00:10:08: Im Gegenteil, Entscheidungsrechte müssen klar bleiben.

00:10:13: aber vor einer wichtigen Entscheidung sollte man wissen von wem die Umsetzung abhängt denn es gibt Menschen die eine Entscheidung nicht getroffen haben und trotzdem darüber mitbestimmen ob sie im Alltag Wirkung empfaltet Nicht unbedingt aus Absicht sondern weil sie über Wissen, Ressourcen oder Handlungsmöglichkeiten verfügen die anderen nicht haben.

00:10:44: Deshalb stelle ich bei wichtigen Entscheidungen gerne eine Frage Wer kann diese Entscheidung im Alltag wirkungslos machen ohne jemals offiziell dagegenzustimmen?

00:10:58: Das ist keine Frage nach Schuldigen.

00:11:00: Es ist eine Frage nach der tatsächlichen Funktionsweise einer Organisation Und die sieht häufig anders aus als das Organigramm.

00:11:15: Ein Beschluss, um.

00:11:16: plötzlich entstehen hundert neue Fragen.

00:11:20: Schauen wir auf ein aktuellem Fall!

00:11:23: Im Dezember im Jahr zwanzig verständigten sich Volkswagen und die Arbeitnehmerseite auf ein umfassendes Maßnahmenpaket.

00:11:31: Für den Standort Osnabrück stand damit fest – Die Fahrzeugproduktion soll zwei tausend siebenundzwanzig enden.

00:11:39: Eine strategische Entscheidung mit weitreichenden Folgen.

00:11:44: Im September, im Jahr ist es für eine mögliche Übernahme des Standorts durch einen Investor und das Land Niedersachsen bekannt.

00:11:54: Die Perspektive ein Kompetenzzentrum für Sicherheits- und Verteidigungslösung.

00:12:02: Ende Oktober wurde über Fragebögen berichtet die Beschäftigten zur Vorbereitung möglicher Sicherheitsüberprüfungen erhalten haben sollen.

00:12:11: Ich will hier weder die wirtschaftliche Entscheidung von Volkswagen noch die mögliche künftige Nutzung des Standortens bewerten.

00:12:20: Mich interessiert etwas anderes.

00:12:25: Eine Entscheidung aus dem Jahr ist im Jahr und hat einen Prozess angestoßen, in dem viele weitere Fragen beantwortet werden müssen.

00:12:35: Was passiert mit dem Standort?

00:12:39: Welche Fähigkeiten werden künftig gebraucht?

00:12:43: Welcher Anforderungen gelten für Beschäftigten?

00:12:49: Wer übernimmt welche Verantwortung?

00:12:53: Und wie bringt man die Interessen der verschiedenen Beteiligten zusammen.

00:13:00: Das alles lässt sich nicht mit einem einzigen Vorstandsbeschluss erledigen und natürlich bedeutet es nicht automatisch, dass die ursprüngliche Entscheidung schlecht vorbereitet war aber der Fall macht etwas sichtbar.

00:13:17: Wer eine strategische Entscheidung trifft, entscheidet oft auch darüber, welche Probleme andere anschließend lösen müssen.

00:13:30: Je größer die Entscheidung, desto mehr Menschen und Organisationen können an dieser Umsetzung beteiligt sein.

00:13:37: Und desto wichtiger wird die Frage ob die notwendigen Voraussetzungen tatsächlich geschaffen werden Denn die Entscheidung selbst ist nur ein Teil der Arbeit.

00:13:53: Schnell entschieden trotzdem langsam!

00:13:57: Wir sprechen in Unternehmen gern über Entscheidungsgeschwindigkeit, kürzere Meetings, weniger Abstimmung und flachere Hierarchien.

00:14:10: Schnellere Beschlüsse!

00:14:12: Das klingt zunächst vernünftig aber ich finde wir halten die Uhr häufig an der falschen Stelle an nämlich in dem Moment in dem die Entscheidung getroffen wurde.

00:14:26: Dann heißt es das Management hat schnell entschieden.

00:14:31: schön Aber was ist, wenn anschließend sechs Wochen lang geklärt werden muss wer zuständig ist?

00:14:41: Wenn das Budget erst im nächsten Quartal freigegeben wird.

00:14:47: Wenn die IT andere Prioritäten hat oder wenn drei Bereiche erneut darüber diskutieren was eigentlich beschlossen wurde Dann war vielleicht diese Sitzung schnell.

00:15:03: Die Organisation war es allerdings nicht.

00:15:08: Ein Unternehmen wird nicht schneller, weil sein Management schneller beschließt.

00:15:12: Es wird schneller wenn zwischen Beschluss und Wirkung möglichst wenig verloren geht Und genau deshalb lohnt es sich nicht nur die Qualität einer Entscheidung zu betrachten sondern auch ihre Wirksamkeit.

00:15:29: drei Fragen die ich vor dem nächsten Beschluss stellen würde.

00:15:35: Die erste Frage lautet haben wir wirklich alle dasselbe entschieden?

00:15:42: Lassen Sie die Beteiligten einmal unabhängig voneinander formulieren, was genau beschlossen wurde.

00:15:51: Nicht im Protokollsatz wiederholen sondern in eigenen Worten erklären, was jetzt gelten soll!

00:16:00: Sie werden überrascht sein wie unterschiedlich die Antworten auswahlen werden.

00:16:06: Die zweite Frage kann die Organisation diese Entscheidung überhaupt umsetzen?

00:16:14: Sind die notwendigen Ressourcen vorhanden?

00:16:18: Ist klar, wer die Verantwortung trägt.

00:16:21: Wurden diejenigen einbezogen, deren Wissen oder Mitarbeit gebraucht wird?

00:16:28: Und ist geklärt was passiert wenn andere Prioritäten dazwischen kommen?

00:16:35: Wenn diese Fragen offen sind haben sie vielleicht eine gute Absicht beschlossen aber noch keine belastbare Umsetzung?

00:16:46: und die dritte Frage woran erkennen wir dass die Entscheidung tatsächlich etwas verändert hat?

00:16:55: Nicht wurde das Projekt gestartet.

00:16:58: Nicht wurde die Maßnahme umgesetzt, sondern ist das Ergebnis eingetreten dass wir mit der Entscheidung erreichen wollten?

00:17:09: Das ist ein großer Unterschied!

00:17:12: Ein neues System kann eingeführt sein und trotzdem arbeitet jeder weiter wie vorher.

00:17:19: eine neue Führungsstruktur kann beschlossen sein und trotz dem werden dieselben Entscheidungen weiterhin an derselben Stelle getroffen Und eine neue Strategie kann verabschiedet sein, ohne dass sich an den Prioritäten im Alltag irgend etwas ändert.

00:17:42: Dann ist die Entscheidung formal umgesetzt – aber ihre beabsichtigte Wirkung bleibt aus!

00:17:50: Um was bedeutet das wiederum für Aufsichtsräte und Beiräte?

00:17:54: Auch hier lohnt sich ein genauer Blick.

00:17:56: In Gremien-Sitzungen werden Strategien vorgestellt, Maßnahmen beschlossen und Fortschritte berichtet.

00:18:04: Aber ein grüner Projektstatus sagt nur nicht ob eine Entscheidung die gewünschte Wirkung erzielt.

00:18:13: Deshalb würde ich nicht nur fragen was wurde beschlossen sondern auch Was hat sich seitdem tatsächlich verändert?

00:18:28: Welche Voraussetzungen fehlen noch Und wo hängt die Umsetzung von Menschen oder Bereichen ab, die wir bislang nicht ausreichend berücksichtigt haben?

00:18:44: Und dies ist keine operative Einmischung.

00:18:46: Es ist die Frage ob eine beschlossene Richtung auch tatsächlich verfolgt werden kann Denn zwischen einer überzeugenden Vorstandsvorlage und einer funktionierenden Organisation liegt manchmal eine erstaunlich große Strecke.

00:19:06: Eine kleine Aufgabe für diese Woche.

00:19:09: Nehmen Sie sich den letzten wichtigen Beschluss Ihres Management-Teams vor, eine bei dem alle überzeugt waren dass die Sache klar sei.

00:19:22: Schreiben sie in einem Satz auf was genau entschieden wurde und was ich dadurch verändern soll.

00:19:29: Dann fragen sie drei Menschen die an der Umsetzung beteiligt sind wie sie diesen Beschluss verstanden haben nicht ob sie ihn gut finden sondern was Sie jetzt konkret tun sollen und woran sie erkennen würden, dass die Entscheidung erfolgreich umgesetzt wurde.

00:19:52: Wenn Sie drei unterschiedliche Antworten bekommen haben Sie ein ziemlich gutes Bild davon warum manche Entscheidungen in den Unternehmen so lange unterwegs sind Und vielleicht entdecken Sie dabei etwas das in keinem Protokoll steht.

00:20:10: Genau darum geht es in diesem Podcast Um die unsichtbare Organisation um das, was zwischen Zuständigkeiten Entscheidungen und tatsächlichen Handeln passiert.

00:20:24: Und um die Frage warum Unternehmen manchmal ganz anders funktionieren als ihre Strukturen vermuten lassen?

00:20:34: Eine Entscheidung ist nicht deshalb gut weil sie getroffen wurde sondern weil sie in der Organisation etwas verändert.

00:20:45: Das war Folge fünf von Die Unsichtbare Organisationen.

00:20:51: Wenn Ihnen die Folge einen neuen Gedanken mitgegeben hat, freue ich mich wenn Sie dem Podcast weiter empfehlen oder sich mit mir auf LinkedIn vernetzen.

00:21:02: In der nächsten Folge geht es um eine andere Frage – was passiert, wenn eine Organisation längst weiter ist als Ihre Struktur?

00:21:11: Bis zum nächsten Mal!