#4 Die unsichtbare Organisation: Zuständig ist nicht verantwortlich

00:00:00: Herzlich willkommen bei dem Podcast die unsichtbare Organisation.

00:00:03: Mein Name ist Katja Zollinden, heute geht es um Folge vier.

00:00:07: Zuständig ist nicht verantwortlich.

00:00:09: Stellen Sie sich eine Aufgabe vor, die im Organigramm eindeutig aussieht.

00:00:13: Für jeden Teilbereich gibt es eine benannte Person Die Zuständigkeiten stehen in einer Tabelle, die Reuen sind dokumentiert und im Kickoff hat niemand Fragen gestellt.

00:00:25: Hört sich gut an!

00:00:26: Auf dem Papier ist also alles geregelt.

00:00:31: Dann passiert in den folgenden Wochen etwas, dass sie selbst auch sicherlich kennen.

00:00:37: Ein Termin rutscht ein Kunde meldet einem Problem das zwischen zwei Teams liegt.

00:00:41: im Vertrieb heißt es Das ist ein Produktthema.

00:00:44: Im Produktbereich heißes das läuft über dem Kundenservice.

00:00:48: Im Kunden Service heißt es wir warten noch auf eine Freigabe.

00:00:52: Jede diese Antworten ist formal richtig.

00:00:58: am Ende kümmert sich dann aber jemand, der nie dafür vorgesehen war.

00:01:04: Weil er gerade Zeit hatte oder weil ihm das Thema nicht loslässt.

00:01:09: Zuständigkeit war vorhanden – Verantwortung allerdings nicht!

00:01:14: Wir behandeln beide Begriffe oft wieder selbe.

00:01:17: dabei beantworten sie zwei unterschiedliche Fragen.

00:01:22: Zuständigkeit fragt, wer ist für diese Aufgabe eingeteilt?

00:01:25: Verantwortung fragt – Wer kann dafür sorgen dass am Ende ein gutes Ergebnis entsteht und wer trägt die Folgen wenn es nicht gelingt.

00:01:35: Im Alltag ist dieser Unterschied sehr konkret.

00:01:38: Zuständigkeiten sorgt dafür das ein Problem einen Namen hat und Verantwortung sorgt dazu dass es gelöst wird.

00:01:48: Ich persönlich habe es selbst erlebt, ein Standortleiter der lange sehr erfolgreich war konnte in einer Krise nicht mehr eigenständig entscheiden und umsetzen.

00:01:58: Nach einer Standortverlagerung war einer seiner größten Kunden weggebrochen und er musste fast bei null beginnen.

00:02:05: Die Abhängigkeit von diesem Kunden war bereits mehrere Male von mir angesprochen worden aber der Erfolg war ja da!

00:02:13: Also... musste ich ihn sehr eng begleiten, wie die Neuausrichtung aussieht und wie er sie umsetzt.

00:02:20: Nur so war es möglich dass wir diese Umsetzung auch umsetzen konnten.

00:02:25: Ein zweites Beispiel das so ähnlich in vielen Unternehmen vorkommt Zwei Bereiche werden zusammengelegt Und von einer Person verantwortet.

00:02:36: Kurz danach wird eine zusätzliche Rolle geschaffen Die zentrale Entscheidung übernimmt.

00:02:41: Hhmmm, ja hört sich doch gut an.

00:02:44: Auf dem Papier ist auch wieder klar, ein Bereich eine Verantwortliche – eine neue Rolle.

00:02:49: Das fühlt sich nach Klarheit an!

00:02:52: Das Thema hat einen Namen und jemand kümmert sich darum.

00:02:57: Dann stellen Sie vier einfache Fragen.

00:03:01: Was entscheidet diese Person?

00:03:03: Was entscheiden weiterhin die Bereiche?

00:03:05: Wer entscheidet, wenn eine Veränderung für das Gesamtunternehmen sinnvoll ist aber ein Bereich Probleme macht?

00:03:13: Und wer trägt die Verantwortung, wenn das Projekt

00:03:15: scheitert?!

00:03:17: Der Bereich oder die neue Rolle?

00:03:25: Mit der neuen Rolle ist die Verantwortung nicht einfach klarer geworden.

00:03:28: Sie ist neu verteilt worden und alle Rollen um die Stelle, neue Stellen herum verändern sich damit ebenfalls.

00:03:35: Im Organigramm sehen wir das Kästchen sofort.

00:03:38: Die neuen Verbindung sieht man aber deutlich schlechter.

00:03:41: In solchen Situationen höre ich auf diesen Satz Dafür haben wir doch jetzt jemanden.

00:03:48: Der Satz ist sogar verständlich, er kann aber auch gefährlich werden.

00:03:52: Eine Rolle kann Verantwortung übernehmen anderen aber nicht automatisch ihren Anteil an der Aufgabe abnehmen.

00:03:59: die neue Rolle kann steuern.

00:04:02: Die Führungskräfte müssen trotzdem anders entscheiden wenn sich die Organisation verändert.

00:04:08: Das wird oft unterschätzt.

00:04:11: Warum passiert das so häufig?

00:04:13: Ich persönlich sehe da drei Gründe.

00:04:16: Erstens, Zuständigkeiten lassen sich gleich beschreiben.

00:04:19: Sie stehen in einer Stellenbeschreibung oder einem Organigramm.

00:04:24: Verantwortung zeigt sich allerdings erst im Verhalten und das meist in einer unbequemen Situation.

00:04:31: Zweitens, Entscheidungsmacht fehlt oft.

00:04:35: Wer nur für ein Plan zuständig ist aber nicht entscheiden darf was passiert wenn der Plan nicht aufgeht hat eine Aufgabe aber keine Verantwortung.

00:04:45: Drittens Verantwortung bedeutet Risiko, wer sie trägt muss sich rechtfertigen wenn etwas schief geht.

00:04:52: Die Folge ist ein Verhalten das man überall beobachten kann.

00:04:56: Früher informieren, absichern lieber bestätigen lassen.

00:05:00: die eigentliche Entscheidung landet dort wo niemand allein das Risiko tragen will.

00:05:07: und dass es nicht mal Charakterfehler ist eine vernünftige Reaktion auf einer Organisation in der Fehler vor allem für einzelne Folgen haben.

00:05:21: Wie erkennen Sie also, ob eine Zuständigkeit auch Verantwortung ist?

00:05:25: Drei Fragen helfen wir dabei.

00:05:30: Wer kann eine Entscheidung treffen die den Plan tatsächlich verändert?

00:05:34: nicht wer die Liste pflegt sondern wer sagt Wir nehmen die Verspätung in Kauf oder wir geben das Budget frei?

00:05:43: Zweitens Wer trägt die Folgen?

00:05:46: gibt es Menschen die das Ergebnis messen erklären und verbessern müssen Und haben sie Einfluss auf die Entscheidung?

00:05:55: Drittens Was passiert, wenn eine Entscheidung innerhalb der Zuständigkeit falsch war?

00:06:01: Fragt man was daraus zu lernen ist oder fragt man warum das nicht vorher abgestimmt wurde.

00:06:09: Ich finde die dritte Frage verrät am meisten.

00:06:12: Wenn jede Fehlentscheidung dazu führt dass künftig mehr nach oben geht lernt die Organisation schnell Verantwortung zurückzugeben.

00:06:20: Dann bleibt die Zuständigkeiten unten und die Verantwortung wandert wieder dort hin wo sie sich sicher fühlt oben.

00:06:31: Eine Zuständigkeit ohne Entscheidungsrecht ist eine Bitte.

00:06:37: Das gilt übrigens nicht nur im operativen Geschäft, es gilt genauso an der Spitze – wenn ein Aufsichtsrat oder ein Beirat eine neue Rolle im Vorstand oder in der Geschäftsführung schafft.

00:06:51: Etwa für eine Realstrukturierung entsteht genau diese Frage auf höchster Ebene.

00:06:57: Ein Gremium sollte deshalb vor der Besetzung drei Dinge klären Welche Entscheidung trifft die neue Rolle allein?

00:07:05: Was ändert sich dadurch für die übrigen Mitglieder der Geschäftsführung, um woran misst das Gremium?

00:07:10: ob die Rolle wirkt.

00:07:14: Wer das nicht klärt schafft ein neues Kästchen aber keine neue Verantwortung und die Geschäftsführung verliert Zeit damit die Grenzen im laufenden Betrieb auszuhandeln – und das oft genau dann wenn das Unternehmen am wenigsten Zeit hat!

00:07:34: Ich würde nicht zuerst fragen, wer eine Aufgabe übernimmt.

00:07:37: Ich würde fragen, welche Entscheidung zu dieser Aufgabe gehört und wer sie treffen darf?

00:07:43: Erst danach lohnt sich die Frage Wer die Konsequenzen trägt.

00:07:50: Dafür braucht es ein konkretes Gespräch bevor die Rolle besetzt wird.

00:07:55: Drei Punkte reichen als Gerüst Welche Entscheidung trifft die Rolle selbst?

00:08:00: Welche bleiben bei den Bereichen Und ab welchem Punkt entscheidet man gemeinsam?

00:08:06: Nicht jede Verantwortung lässt sich immer vollständig delegieren.

00:08:10: Manche Entscheidungen betreffen mehrere Bereiche und gehören bewusst eine Ebene höher.

00:08:16: Wichtig ist nur, dass das klar festgelegt ist.

00:08:19: Wer seine Grenze kennt kann innerhalb dieser Grenze verantwortlich handeln.

00:08:26: In meinem Modell die fünf Organisationslücken nenne ich das die Entscheidungslücke.

00:08:32: Wer entscheidet wer verantwortet und für Umsetz ist nicht mehr klar geregelt.

00:08:37: Es ist die vierte von fünf Lücken Und sie entsteht selten zufällig, sondern meistens dann wenn sich eine Organisation verändert hat und die Entscheidungsrechte nicht mitgewachsen sind.

00:08:50: Deshalb mein Vorschlag für diese Woche!

00:08:54: Nehmen Sie eine Rolle in Ihrem Unternehmen, die offiziell klar zuständig ist, deren Ergebnisse aber regelmäßig vor anders entschieden werden?

00:09:02: Fragen Sie sich – wer kann an dieser Stelle tatsächlich etwas verändern?

00:09:08: um wer trägt die Folgen, wenn es schief

00:09:09: geht?!

00:09:12: Wenn Sie darauf keine eindeutige Antwort finden, liegt die Lücke vermutlich nicht in der Rolle sondern in der Organisation.

00:09:22: Vielen Dank!

00:09:23: Das war Folge vier.

00:09:27: Nächste Woche geht es um eine Frage, die oft erst auftaucht wenn längst entschieden ist.

00:09:33: Entschieden ist nicht dasselbe wie geklärt.

00:09:37: Bis dahin