#2 Die unsichtbare Organisation. Weniger Hierachie. Mehr Geschwindigkeit?

00:00:00: Herzlich willkommen bei dem Podcast die unsichtbare Organisation.

00:00:06: Mein Name ist Katja zur Linden, heute Folge zwei weniger Hierarchie dafür mehr Geschwindigkeit Fragezeichen.

00:00:20: stellen Sie sich vor in einem Unternehmen verschwindet ein Kästchen aus dem Organigramm.

00:00:27: eine Führungsebene weniger kürzere Wege mehr Verantwortung schnellere Entscheidung.

00:00:37: Das sieht gut aus, bis am Montagmorgen jemand eine Entscheidung treffen muss und fragt wer entscheidet das denn jetzt eigentlich?

00:00:47: Darüber möchte ich heute mit Ihnen sprechen.

00:00:49: Denn weniger Hierarchie klingt nach einer einfachen Rechnung.

00:00:53: wenn zwischen der Entscheidungen unter Geschäftsführung weniger Ebenen liegen müsste die Organisation ja eigentlich schneller werden.

00:01:02: nur hat diese Rechnungen ein Haken.

00:01:06: Die Ebene die wir entfernen hat vor etwas getan.

00:01:10: Sie hat Prioritäten gesetzt, Konflikte zwischen den Bereichen gelöst, Entscheidungen freigegeben und Ausnahmen erlaubt.

00:01:18: Sie hat Informationen eingeordnet und entschieden welche Themen nach oben müssen und welche nicht.

00:01:24: Wenn diese Ebene nun verschwindet, verschwinden aber die Aufgaben nicht einfach mit – sie müssen irgendwo hin!

00:01:31: Und genau da beginnt die eigentlich interessante Frage – wohin sollen sie denn?

00:01:37: Bevor man eine Ebene herausnimmt, müssen drei Dinge entschieden sein – und zwar vorher nicht nachher.

00:01:45: Erstens Welche Entscheidung hat diese Ebene bisher getroffen?

00:01:49: Nicht welche Aufgaben sondern welche Entscheidungen?

00:01:53: Welche Budgets hat sie freigegeben?

00:01:56: Welcher Ausnahmen erlaubt?

00:01:58: Welchen Konflikte zwischen Teams gelöst?

00:02:00: Welches Prioritäten gesetzt?

00:02:03: Das klingt banal, aber neben meisten Unternehmen hat das nie jemand aufgeschrieben und auf dem Schirm.

00:02:12: Zweitens Welche davon fallen ganz weg?

00:02:16: Manche Freigaben haben die etwas wirklich verbessert.

00:02:19: sie haben nur abgesichert.

00:02:21: Wenn wir ehrlich sind brauchen wir diese nicht Aber das muss jemand ausdrücklich sagen sonst bleiben Sie als Gewohnheit bestehen.

00:02:29: Und drittens welche gehen an wen und im welchen Rahmen?

00:02:34: Nicht, dass das Team entscheidet der selbst.

00:02:38: Sondern wer entscheidet was bis zu welcher Grenze?

00:02:42: mit welchen Informationen?

00:02:43: ab wann geht es nach oben?

00:02:47: Nehmen wir eine Kundenausnahme.

00:02:52: Früher hat die mittlerweile eben nur selbst entschieden ob man einen wichtigen Kunden entgeben kommt.

00:02:56: Jetzt könnte die Regelauten Die Vertriebsleitung entscheidet bis zu einer klaren Grenze selbst.

00:03:02: darüber entscheidet die Geschäftsführung und jede Ausnahme wird dokumentiert.

00:03:08: Das ist keine Kontrolle, sondern dass es ein Rahmen in dem jemand sicher entscheiden kann.

00:03:14: Das wird oft unterschätzt.

00:03:16: Wenn das nicht geklärt wird entscheidet die Organisation nämlich selbst und zwar nach Gewohnheit.

00:03:22: Dann passiert meistens eins von drei Dingen Entweder fragen alle eine Ebene höher weil das am sichersten ist Oder es übernimmt jemand informell, der gut vernetzt ist oder am lautesten Auftritt und der steht in keinem Organigramm.

00:03:39: Oder Entscheidungen bleiben liegen weil niemand sicher ist ob er sie treffen darf!

00:03:43: Alle drei Wege kosten Geschwindigkeit.

00:03:46: Eine Ebene weniger bringt dann nicht mehr Tempo sondern mehr Unklarheit.

00:03:54: Nehmen wir eine Führungskraft die bisher acht Menschen führt.

00:03:58: Darunter gab es eine weitere Führungsebene Und diese fällt jetzt weg.

00:04:03: Danach führt sich jetzt Vormal hat das Unternehmen eine Ebene eingespart, aber die Führungskraft hat jetzt ja nicht plötzlich doppelt so viel Zeit.

00:04:16: Also muss sich etwas anderes verändern.

00:04:19: Die Menschen darunter müssen mehr selbst entscheiden.

00:04:22: Manche Abstimmung dürfen nicht stattfinden, manche Freigaben müssen wirklich wegfallen und manches muss entschieden werden obwohl noch nicht jede Information vorliegt.

00:04:35: Das klingt logisch bis die erste Entscheidung schief geht.

00:04:40: Denn dann entscheidet sich etwas, das in keinem Organigramm steht.

00:04:44: wie reagiert die Organisation?

00:04:49: Fragt die Führungskraft was brauchen wir damit du beim nächsten Mal besser entscheiden kannst?

00:04:55: oder fragt sie warum hast Du mich nicht vorher gefragt?

00:05:00: Das sind nur zwei Sätze aber Sie erzeugen zwei völlig unterschiedliche Organisation.

00:05:10: Beim Ersten bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört.

00:05:13: Beim Zweiten lernt die Organisation beim nächsten Mal besser Vorfragen und Organisationen lernen solche Dinge erstaunlich schnell!

00:05:26: Das ist für mich eines der größten Missverständnisse bei flacheren Organisationen.

00:05:31: Wir sprechen viel darüber verantwortlich nach unten zu geben aber es ist nur die halbe Wahrheit.

00:05:39: Die schwierigere Aufgabe ist sie dort auch zu lassen Auch dann, wenn jemand anders entscheidet als wir selbst entschieden hätten.

00:05:47: Auch dann – wenn nicht jede Entscheidung perfekt ist und vor allem dann, wann etwas schief geht!

00:05:53: Denn Verantwortung die nur so lange delegiert ist wie alles funktioniert, ist keine wirklich delegierte Verantwortung.

00:06:00: Sie isst eine Entscheidung auf Bewährung Und diese Klärung betrifft auch die Führungskraft darüber.

00:06:06: Wer jetzt achtzehn Menschen führt, muss festlegen welche Entscheidung sie zukünftig nicht mehr treffen will.

00:06:14: Auch wenn es ihr schwer fällt!

00:06:16: Das ist der unangenehme Teil.

00:06:18: Denn eine Entscheidung abzugeben die man bisher kontrolliert hat fühlt sich zunächst wie ein Kontrollverlust an.

00:06:28: Damit entsteht ein Paradox.

00:06:30: Die Organisation wird dezentraler gekennzeichnet aber wenn Entscheidungen weiter abgesichert werden wird sie nicht dezentraler geführt.

00:06:38: Die Entscheidung wandern weiter nach oben, bis eine Geschäftsführung oder ein Vorstand an Themensitz die dort eigentlich gar nicht mehr landen sollten.

00:06:48: Auf dem Papier ist die Organisation dann flacher – im Alltag arbeitet sie zentraler!

00:06:54: Das ist ein ziemlich anderes Ergebnis als das was ursprünglich beabsichtigt war.

00:07:01: Deshalb halte ich eine andere Frage für interessanter als wie viele Führungsebenen brauchen wir?

00:07:09: Die bessere Frage lautet Welche Entscheidung hat diese Ebene getroffen und wer trifft sie zukünftig?

00:07:18: Denn Hierarchie hat nicht nur Nachteile.

00:07:20: Sie löst ein praktisches Problem.

00:07:23: Irgendwann muss entschieden werden, wenn zwei Bereiche unterschiedliche Prioritäten haben, wenn Ressourcen nicht für alles reichen, Oder eine Entscheidung weit über den eigenen Breichen auswirkt, braucht eine Organisation ein Mechanismus mit dem sie entscheidet.

00:07:45: Das kann Hierarchie sein.

00:07:46: es kann auch etwas anderes sein.

00:07:52: Deshalb würde ich nach einer Reorganisation nicht zuerst auf das neue Organigramm schauen.

00:07:58: Ich würde beobachten was am Montagmorgen tatsächlich anders passiert.

00:08:05: Welche Entscheidungen trifft heute jemand der Sie vor nicht getroffen hätte?

00:08:09: Welche Freigabe gibt es wirklich nicht mehr?

00:08:12: Wo werden Konflikte gelöst, die vorher eine andere Ebene gelöst hat?

00:08:16: Und was geschieht mit einer Entscheidung, die sich im Nachhinein als falsch herausgestellt hat.

00:08:24: Genau dort zeigt sich ob Hierarchie tatsächlich abgebaut wurde oder ob nur eine Ebene aus dem Organigramm verschwunden ist.

00:08:35: Man hört den Unternehmen oft den Satz Die Mitarbeitenden müssen mehr Verantwortung übernehmen.

00:08:47: Ich finde den Satz sehr interessant, weil er nahe legt das vor allem die Menschen etwas tun müssen.

00:08:52: Die Verantwortung bekommen aber verantwortung hat zwei Seiten.

00:09:00: jemand muss bereit sein sie zu übernehmen und jemand anderes muss bereit Seinen Sie abzugeben nicht nur auf dem papier sondern genau dann wenn es unangenehm wird.

00:09:13: Wenn wir Entscheidungen delegieren Und anschließend jede wichtige Entscheidung kontrollieren entsteht eine ganz eindeutige Botschaft.

00:09:23: Entscheidend darfst du, aber sicherer ist es vorzufragen!

00:09:29: Dafür braucht es keine Richtlinie und es braucht keine Anweisung.

00:09:33: Es reicht wenn Menschen ein paar Mal erleben was nach einer Entscheidung passiert.

00:09:40: Irgendwann weiß die Organisation wie viel Verantwortung tatsächlich erwünscht ist.

00:09:48: Schauen sie deshalb in dieser Woche einmal nicht darauf wieviel Führungsebenen ihr Unternehmen hat sondern darauf wo Entscheidungen tatsächlich getroffen werden.

00:09:58: Welche Entscheidung wurde offiziell delegiert und kommt trotzdem zurück?

00:10:03: Wo fragt jemand noch einmal nach, obwohl er entscheiden dürfte?

00:10:08: Welche Themen erreichen die Geschäftsführung, obwohl sie dort eigentlich nicht mehr landen sollten?

00:10:14: Und was passiert wenn jemand seinen neuen Entscheidungsspielraum wirklich nutzt?

00:10:22: Denn weniger Hierarchie erkennt man nicht daran, wie viele Kästchen aus einem Organigramm verschwinden sondern daran wo Entscheidungen bleiben dürfen.

00:10:32: Und genau dort zeigt sich wieder die unsichtbare Organisation.

00:10:39: Vielen Dank das war Folge zwei.

00:10:42: Nächste Woche geht es um ein Gedanken der zunächst etwas widersprüchlich klingt Jeder kann das Richtige tun und gemeinsam kann trotzdem das falsche entstehen Bis nächste Woche.