#1 Die unsichtbare Organisation: Achten Sie auf die Umwege

00:00:00: Herzlich willkommen bei dem Podcast die unsichtbare Organisation.

00:00:04: Mein Name ist Katja Zollinden, es folgt Folge eins Die Unsichtbare Organization erkennt man an den Umwegen.

00:00:13: Wenn Sie wissen wollen wie ein Unternehmen wirklich funktioniert schauen sie nicht ins Organigramm.

00:00:19: Schauen sie auf die Umwege Auf die Entscheidungen die eigentlich längst delegiert sind und trotzdem wieder oben landen Auf die Menschen, die immer angerufen werden obwohl sie offiziell noch gar nicht zuständig sind.

00:00:36: Auf die Meetings von denen jeder sagt dass man sie eigentlich nicht braucht, die aber trotzdem jede Woche stattfinden und auf diesen Einsatz den es vermutlich in fast jedem Unternehmen gibt.

00:00:50: Offiziell läuft das anders!

00:00:53: Genau dann wird es interessant Denn in diesem Moment sehen Sie etwas was in keinem Organigramm steht wie das Unternehmen tatsächlich funktioniert.

00:01:11: Nehmen wir eine Situation, die wahrscheinlich jeder kennt der schon einmal in einem Management-Team gesessen hat Ein wichtiger Kunde möchte etwas was so eigentlich nicht vorgesehen ist.

00:01:25: Nichts Dramatisches Eine Ausnahme Der Vertrieb möchte sie machen!

00:01:37: Oberhöschen sagt, schwierig.

00:01:39: Wenn wir das machen bringt es unsere Abläufe durcheinander.

00:01:44: Feinens rechnet und sagt bei der Marge sollten wir sehr genau überlegen ob wir das wirklich wollen.

00:01:51: Und formal ist sogar klar wer entscheiden darf.

00:01:55: Eigentlich könnte die Sache nach zehn Minuten erledigt sein Ist sie aber nicht.

00:02:03: Es gibt ein Call Dann noch ein.

00:02:09: Jemand schreibt eine Mail.

00:02:12: Ein weiterer Bereich wird hinzugezogen Und irgendwann fällt dieser Satz.

00:02:21: Vielleicht sollten wir das noch einmal mit der Geschäftsführung besprechen und schon liegt die Entscheidung dort, nicht weil niemand weiß wer zuständig ist?

00:02:36: Das ist ja das Spannende!

00:02:39: Die Zuständigkeit kann vollkommen klar sein und trotzdem reicht sie in diesem Moment nicht aus denn plötzlich geht es gar nicht mehr nur um den Kunden.

00:02:53: Es geht um Umsatz Um Marge, um Kapazitäten.

00:03:01: Vielleicht um die Frage ob wir für wichtige Kunden grundsätzlich Ausnahmen machen wollen und damit ist aus einer scheinbar einfachen Entscheidung etwas geworden das zwischen mehreren Verantwortlichkeiten liegt.

00:03:19: genau dort beginnt für mich Organisation nicht bei der Frage wer es zuständig sondern bei der frage Was passiert, wenn mehrere Zuständigkeiten gleichzeitig richtig sind?

00:03:38: Das passiert in jedem Tagesgeschäft.

00:03:43: Aber es passiert genauso im Vorstand nur mit größeren Konsequenzen!

00:03:48: Dann heißt es nicht mehr Vertrieb Operations & Finance – dann geht es um Wachstum und Profitabilität, um Investition und Ergebnisziele, um Transformation und gleichzeitig notwendige Kostensenkung um die Frage, welches Geschäft Zukunft hat und welches noch heute ein wesentlicher Teil des Ergebnisses liefert.

00:04:16: Auch dort kann jede einzelne Entscheidung vollkommen vernünftig sein – und trotzdem können Sie sich gegenseitig blockieren!

00:04:25: Genau deshalb ist die entscheidende Frage nicht nur wer es zuständig sondern was passiert wenn mehrere richtige Entscheidungen gleichzeitig nicht zusammenpassen?

00:04:46: Wir versuchen solche Situationen häufig über Klarheit zu lösen.

00:04:52: Noch klarere Rollen, noch eindeutigere Verantwortlichkeiten, noch bessere Prozesse – und manchmal ist genau das richtig!

00:05:06: Aber ich glaube wir überschätzen wieviel Organisation sich tatsächlich im Voraus regeln lässt.

00:05:13: Denn je klarer wir Arbeit aufteilen desto häufiger entstehen irgendwann Situationen, in denen diese Aufteilung wieder zusammenkommen muss.

00:05:23: Vertrieb soll verkaufen.

00:05:26: Finance soll auf Wirtschaftlichkeit achten.

00:05:29: Operations soll dafür sorgen das Leistungen zuverlässig erbracht werden.

00:05:36: Natürlich schauen die Bereiche unterschiedlich auf dieselbe Entscheidung.

00:05:43: Das ist kein Fehler!

00:05:45: Das ist der Grund warum wir sie überhaupt getrennt haben.

00:05:49: Schwierig wird es erst, wenn niemand weiß was passiert sobald diese unterschiedlichen Perspektiven miteinander kollidieren.

00:05:59: Dann sucht sich die Organisation ein Weg und genau diese Wege finde ich sehr spannend!

00:06:09: In manchen Unternehmen gibt es zum Beispiel Menschen, die erstaunlich viel Einfluss haben obwohl man das an ihrer Position überhaupt gar nicht erkennen würde.

00:06:20: Nicht weil sie sich die Macht genommen haben sondern weil alle wissen Wenn es kompliziert wird, fragt sie.

00:06:30: Sie kennen die Vorgeschichte.

00:06:33: Sie wissen warum etwas vor fünf Jahren genauso entschieden wurde.

00:06:39: Sie können die beteiligten!

00:06:41: Sie wissen welche Lösung schon einmal versucht wurde und manchmal wissen sie auch schlecht wem man anrufen muss damit etwas passiert.

00:06:53: im Organigramm sehen wir davon nichts aber nehmen sieht diese Person für vier Wochen aus dem Unternehmen Und plötzlich merken alle, wie viel Organisation an dieser Person hing.

00:07:07: Auch das ist unsichtbare Organisation!

00:07:13: Oder nehmen Sie Meetings?

00:07:16: Ich finde Meetings organisatorisch wahnsinnig interessant – nicht unbedingt wegen dessen was darin besprochen wird sondern wegen der Frage Warum braucht es dieses Meeting überhaupt?

00:07:35: Manchmal ist die Antwort völlig klar weil Menschen gemeinsam entscheiden müssen.

00:07:42: Gut, aber manchmal existiert ein wöchentliches Meeting seit Jahren, weil Informationen auf dem Weg nicht zuverlässig ankommen und nur auf diesem Weg oder weil zwei Bereiche ihre Prioritäten sonst nicht miteinander klären oder weil niemand allein entscheiden möchte oder weil irgendwann einmal etwas schief gegangen ist und seitdem Vorsicht sei bei fünf Menschen mehr am Tisch sitzen.

00:08:13: Dann ist dieses Meeting aber nicht einfach ein Termin, es ist eine organisatorische Lösung – vielleicht eine schlechte?

00:08:23: Vielleicht sogar eine ziemlich gute?

00:08:27: Aber auf jeden Fall erzählt es etwas über das Unternehmen!

00:08:34: Und genau deshalb wäre ich vorsichtig mit dem Reflex solche Umwege sofort beseitigen zu wollen.

00:08:41: Wir lieben Effizienz.

00:08:45: Warum machen wir das so kompliziert?

00:08:48: Dafür gibt es doch einen Prozess.

00:08:53: Das ist doch eindeutig geregelt!

00:08:58: Wir müssen die Schnittstelle reduzieren, das kann alles stimmen.

00:09:04: aber bevor ich ein Umweg abschaffe würde ich gerne wissen welches Problem löst er denn?

00:09:14: vielleicht umgehen Menschen einen Prozess nicht weil sie den Prozess nicht verstanden haben.

00:09:21: Vielleicht haben Sie sehr genau verstanden, dass er in einer bestimmten Situation nicht funktioniert.

00:09:29: Vielleicht wird eine bestimmte Führungskraft ständig gefragt weil die offizielle Entscheidungsregel ein Konflikt nicht auflöst.

00:09:37: Vielleicht gibt es dieses zusätzliche Meeting weil zwei Ziele auf dem Papier unabhängig voneinander aussehen im Alltag aber ständig miteinander kollidieren und vielleicht wird eine Entscheidung deshalb nach oben gegeben weil alle Beteiligten wissen Formal darf ich entscheiden.

00:09:56: Aber wenn es schief geht, werde ich gefragt, warum ich nicht vorgefragt habe?

00:10:03: Das ist ein großer Unterschied!

00:10:11: Die unsichtbare Organisation ist deshalb für mich zunächst einmal wieder gut noch schlecht – sie ist eine Information.

00:10:19: Sie zeigt uns wo die formelle und formale Organisationen nicht ausreicht.

00:10:25: Sie zeigt uns aber auch wo Menschen etwas ziemlich intelligent gelöst haben Denn Unternehmen funktionieren nicht nur deshalb, weil sie gute Strukturen haben.

00:10:36: Sie funktionieren auch, weil Menschen jeden Tag Lücken schließen.

00:10:41: Sie sprechen miteinander – obwohl kein Prozess das vorsieht!

00:10:47: Sie holen jemandem dazu dessen Wissen gebraucht wird.

00:10:52: Sie finden einen kürzeren Weg.

00:10:56: Sie lösen ein Konflikt für den es keine Regel gibt.

00:11:01: Das ist nicht automatisch Chaos.

00:11:05: Manchmal ist genau das der Grund, warum ein Unternehmen trotz seiner Strukturen funktioniert.

00:11:13: Und damit wird die Sache für Management-Teams ziemlich spannend!

00:11:19: Denn dann lautet die Frage nicht mehr – wie bekommen wir die Menschen dazu sich endlich an unsere Organisation zu halten?

00:11:29: Sondern vielleicht was können wir von der Organisation lernen, die diese Menschen längst geschaffen

00:11:37: haben?!

00:11:43: Ich würde deshalb in einem Unternehmen nicht nur nach Problem suchen, ich würde nach Abweichung suchen.

00:11:52: Nicht um sie sofort zu korrigieren sondern um sie zu verstehen.

00:11:59: Wo läuft etwas regelmäßig anders als vorgesehen?

00:12:03: Welche Entscheidungen nehmen ein erstaunlich langen Weg?

00:12:08: Welchen Menschen sind häufiger beteiligt als ihre Rolle vermuten lässt?

00:12:14: Wo gibt es direkte Verbindungen zwischen Bereichen, die formal kaum miteinander zu tun haben?

00:12:22: Welche Meetings würden sofort fehlen wenn wir sie morgen abschaffen und welche Prozesse werden zwar offiziell eingehalten aber parallel existiert längst ein zweiter Weg weil nur der wirklich funktioniert.

00:12:38: Wenn solche Dinge einmal passieren ist das nicht besonders interessant – wenn Sie immer wieder passieren schon!

00:12:46: Denn dann reden wir nicht mehr über eine Ausnahme.

00:12:50: Dann sehen wir möglicherweise ein Muster und Muster erzählen uns sehr vielmehr über eine Organisation als ein einzelner Prozessfehler.

00:13:04: Vielleicht machen Sie deshalb in der nächsten Woche einmal ein kleines Experiment Ändern sie nichts Optimieren Sie Nichts Führen Sie keine neuen Prozesse ein.

00:13:19: Beobachten Sie nur.

00:13:22: Achten Sie auf die Umwege Auf das Ich frag noch mal lieber nach.

00:13:29: Auf das, hole sie mal dazu!

00:13:32: Auf dass eigentlich müsste das anders laufen?

00:13:36: Auf das machen wir hier immer schon so und auf Entscheidungen bei denen plötzlich Menschen am Tisch sitzen die laut Organigramm gar nicht dazugehören.

00:13:49: Und dann stellen Sie sich nicht sofort die Frage Wie bekommen wir das weg?

00:13:56: Stellen Sie zuerst eine andere Warum braucht unsere Organisation diesen Umweg?

00:14:03: Die Antwort darauf könnte Ihnen mehr über Ihre Unternehmen erzählen als das ganze gesamte Organigramm.

00:14:10: Denn das Organogramm zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen organisiert haben – die Umwege zeigen Ihnen, Wie es wirklich funktioniert!

00:14:21: Und genau dort beginnt sie, die unsichtbare Organisation.

00:14:28: Vielen Dank.

00:14:28: Das war Folge eins, Folge zwei folgt nächste Woche!